התשובה בקצרה
בהצהרת בריאות הלקוח עונה על כמה שאלות לפני שהוא מגיע, בדרך כלל על אלרגיות ורגישויות, תרופות, היריון או הנקה, מצב העור באזור הטיפול וטיפולים אחרונים. את השאלות עצמן כדאי לקבוע עם ספק החומרים, חברת הביטוח או הארגון המקצועי שלכם. שולחים את ההצהרה לפני הביקור הראשון ושוב כשמשהו משתנה, מבקשים חתימה בסוף, ושומרים את התשובות במקום אחד ליד כרטיס הלקוח, לא בצ'אט ולא בקלסר.
למה לבקש הצהרת בריאות
כי חלק מהתשובות משנות את הטיפול, ועדיף לדעת אותן לפני שהלקוח מגיע. בקוסמטיקה בוחרים תכשיר אחר, בעיסוי עוקפים אזור רגיש, ובפילאטיס מתאימים את התרגילים. אלה שאלות שחוזרות בהרבה תחומים:
- אלרגיות ורגישויות: לתכשירים, לבשמים, ללטקס, לדבק או למזון.
- תרופות: מה הלקוח לוקח כרגע, כולל משחות ותכשירים לעור.
- היריון או הנקה: שאלה שחשובה בהרבה סוגי טיפול, מעיסוי ועד לייזר.
- מצב העור: פצעים, גירוי, כוויות שמש או שיזוף טרי באזור הטיפול.
- טיפולים וניתוחים אחרונים: מה נעשה באזור בשבועות האחרונים.
- פציעות ומגבלות: כאבים, ניתוח, או מגבלה שרופא או פיזיותרפיסט ביקשו לשמור עליה.
הצהרה כתובה גם נותנת ללקוח רגע לחשוב על דברים שלא היה זוכר לספר בעל פה.
אילו שאלות לשאול בכל סוג טיפול
הטבלה היא רק נקודת פתיחה, לא רשימה רפואית ולא רשימת חובה. התאימו אותה למה שאתם עושים בפועל, עם ספק החומרים או המכשיר, חברת הביטוח, הארגון המקצועי שלכם, או רופא כשצריך.
| סוג הטיפול | דוגמאות לשאלות |
|---|---|
| קוסמטיקה וטיפולי פנים | תכשירים פעילים שבשימוש, רגישות לחומרים, היריון או הנקה, טיפולים אחרונים בפנים |
| לייזר והסרת שיער | חשיפה לשמש או שיזוף לאחרונה, תרופות שלוקחים, קעקועים או שומות באזור |
| ריסים וגבות | רגישות לדבק או לצבע, עדשות מגע, טיפול או גירוי בעיניים לאחרונה |
| עיסוי | היריון, פציעות או ניתוחים, אזורים כואבים, הלחץ שנוח ללקוח |
| פילאטיס וכושר | פציעות וניתוחים, כאבי גב או מפרקים, חזרה לפעילות אחרי לידה |
| איפור | רגישות לתכשירים, עדשות מגע, מצב העור לפני האירוע |
| תזונה וקליניקות | רגישויות למזון, אבחנות ותרופות שחשוב לדעת עליהן, המטרה של הפגישה |
שמרו על טופס קצר. חמש שאלות שנענות עדיפות על חמש עשרה שננטשות באמצע, ואת השאר אפשר לשאול בפגישה.
המידע כאן הוא מידע כללי ואינו ייעוץ רפואי או משפטי. מה חשוב לשאול בתחום שלכם ומה עושים עם תשובה מסוימת, כדאי לבדוק עם הארגון המקצועי, עם ספק החומרים, עם חברת הביטוח, עם רופא או עם עורך דין.
מתי לשלוח את ההצהרה
לפני הביקור, לא בכניסה. בדלת ממלאים בחיפזון, ואתם לא מספיקים לקרוא את ההצהרה ברוגע.
- לפני הטיפול הראשון: עם קביעת התור, כך שהתשובות אצלכם לפני שהלקוח מגיע.
- כשמשהו משתנה: היריון, תרופה חדשה, ניתוח או טיפול אחר באזור.
- מדי פעם גם ללקוחות קבועים: למשל פעם בשנה, כדי שהתשובות לא יתיישנו.
בין לבין מספיקה שאלה אחת בתחילת כל טיפול: "השתנה משהו מאז הפעם הקודמת?"
למה לבקש חתימה
חתימה בסוף ההצהרה מראה שהלקוח קרא את השאלות וענה עליהן בעצמו. מעליה כתבו משפט קצר וברור, למשל "הפרטים שמסרתי נכונים, ואעדכן אם משהו ישתנה". אם הנוסח כולל גם הסכמה לטיפול או ויתור, בדקו אותו עם עורך דין, עם הארגון המקצועי או עם חברת הביטוח לפני שאתם משתמשים בו.
איפה לשמור את התשובות
לא בצ'אט של וואטסאפ ולא בקלסר בארון. בצ'אט התשובות נקברות בין הודעות, וכל מי שמחזיק את הטלפון רואה אותן. קלסר נשאר בקליניקה כשאתם צריכים אותו במקום אחר, ואי אפשר לדעת מי פתח אותו.
מידע על בריאות הוא מידע רגיש. שמרו אותו במקום אחד, ליד כרטיס הלקוח, כך שרק מי שצריך אותו יכול לראות אותו. כמה זמן לשמור, מי יכול לראות ומה עושים כשלקוח מבקש למחוק, תלוי בתחום ובסוג המידע: אלה שאלות לעורך דין או לארגון המקצועי.
מידע על לקוח שמתפזר בין צ'אטים, פתקים וזיכרון פותח את הרשימה של טעויות בניהול לקוחות.
איך זה עובד בטיימינג
בטיימינג ההצהרה היא טופס שבונים פעם אחת, והלקוח ממלא אותו מהטלפון בקישור. כל השלבים נמצאים במדריך לבניית טופס ללקוחות.
בונים את הטופס
בתפריט, בקבוצה "כלים", בוחרים "טפסים ללקוח" ואז "טופס חדש". אפשר להתחיל מטופס לדוגמה של הצהרת בריאות ולערוך אותו, או מטופס ריק. יש שאלות כן / לא, בחירה, טקסט, תאריך וחתימה, ושאלה שאסור לדלג עליה מסמנים "שאלת חובה".
מסמנים מידע רגיש
בטופס עם שאלות על בריאות מדליקים "הטופס אוסף מידע רגיש". הלקוח רואה הודעה משפטית קבועה, מאמת את הטלפון ונותן הסכמה נפרדת, ואת הטופס אי אפשר לפרסם בקישור ציבורי. בטופס עם שאלת חתימה המתג דלוק תמיד.
שולחים עם קביעת התור
מדליקים "שליחה אוטומטית בקביעת תור" ובוחרים את כל השירותים או רק חלק מהם, למשל את טיפולי הלייזר. הלקוח מקבל את הקישור במסך אישור ההזמנה ובהודעת אישור התור. אפשר גם לשלוח ללקוח אחד ב"שליחה ללקוח", או לקשר את הטופס מתוך השירות, תחת "אפשרויות מתקדמות".
רואים את התשובות
הטופס לא עוצר את ההזמנה. בכרטיס התור מופיע "טופס טרם מולא" או "טופס מולא", כך שאתם יודעים לפני שהלקוח מגיע. התשובות והחתימה נמצאות בלשונית "מולאו" של הטופס ובכרטיס הלקוח, תחת "טפסים". ללקוח שעוד לא מילא שולחים תזכורת מהלשונית "ממתינים".
פרט שחשוב לראות בכל ביקור, כמו אלרגיה, אפשר לשמור גם כשדה משלכם בכרטיס הלקוח, והוא מופיע תחת "פרטים נוספים". ואם מילויים ישנים לא צריכים להישאר, "מחיקה אוטומטית" במסך הטפסים מוחקת מילויים שעברו את חלון השמירה, יחד עם החתימות. את המחיקה אי אפשר לבטל.
איך זה נראה בתחומים שונים: קוסמטיקה, הסרת שיער ועיסוי.
מאיפה להתחיל
- כתבו חמש עד שמונה שאלות לטיפול הנפוץ אצלכם, ועברו עליהן מול ההנחיות של הספק, של חברת הביטוח או של הארגון המקצועי.
- נסחו משפט הצהרה קצר לחתימה.
- בנו את הטופס, קשרו אותו לשירות של הטיפול הראשון, ובדקו אותו בתצוגה המקדימה לפני שלקוח מקבל אותו.
- אחרי כל טיפול רשמו מה נעשה ואיך הלקוח הגיב, כדי שבפעם הבאה ההצהרה וההיסטוריה יהיו באותו מקום. עוד על זה במעקב התקדמות של לקוחות.
כשההצהרה מגיעה לבד עם קביעת התור, כל טיפול מתחיל כשהתשובות כבר מולכם. התחילו בחינם: פתיחת העסק לוקחת כ-3 דקות.